تتبّع مخزون المستودع يعني معرفة كمية كل صنف وموقعه في أي لحظة. إليك ما يشمله ولماذا هو بهذه الأهمية.
تتبّع مخزون المستودع هو تسجيل ومراقبة كمية كل منتج موجود في المستودع وموقعه وحركته. وخلف هذا التعريف البسيط يقوم نظام يؤثّر مباشرة في التدفّق النقدي للشركة ورضا عملائها وتكلفة تشغيلها.
في مستودع بلا تتبّع يبحث العاملون عن المنتجات. والبحث يكلّف وقتاً، والوقت يتحوّل إلى طلبات متأخّرة وساعات عمل إضافية وشحنات خاطئة. وبمجرد إرساء نظام تتبّع، يختفي جزء كبير من هذه الخسائر خلال الشهر الأول.
ماذا يشمل التتبّع؟
- الاستلام: مطابقة البضاعة الواردة مع مذكرة الإرسال وتسجيلها
- العنونة: تسجيل الممر والرفّ والخانة التي يوجد فيها الصنف
- سجل الحركات: متابعة كل دخول وخروج ونقل ومرتجع
- الجرد: القياس المنتظم للفارق بين الرصيد الدفتري والفعلي
- التقارير: الدوران، والمخزون الراكد، ونقطة إعادة الطلب، وتقادم المخزون
لماذا لا يكفي التتبّع اليدوي؟
يعمل جدول البيانات ما دام عدد الأصناف محدوداً. لكن مع تنوّع المنتجات وتوزّع الصنف نفسه على رفوف عدّة وارتفاع عدد الحركات اليومية، يتوقّف الجدول عن عكس الواقع. تتّسع الفجوة بين السجل والرفّ، ولا يعرف أحد أيّهما الصحيح.
أما في نظام يعتمد الباركود فتُسجَّل كل حركة لحظة المسح. يعتمد السجل على النظام لا على ذاكرة الموظّف. وهذا الفارق وحده يرفع دقّة سجلات المخزون من نحو 90٪ إلى ما يزيد على 99٪.
ما الذي تكسبه الشركة
التتبّع المصمَّم جيداً يقلّل المبيعات الضائعة بسبب نفاد المخزون، ويحرّر رأس المال المجمّد في طلبات شراء غير ضرورية، ويحسّن استخدام مساحة المستودع، ويزوّد قنوات البيع بأرصدة دقيقة. وفي البيع متعدّد القنوات تحديداً، يُعدّ وجود مصدر واحد موثوق للمخزون العامل الأكثر حسماً.
